Коли 2-3 слова в договорі коштують 15% бюджету: податкові нюанси при виході на експорт до ЄС, США чи Великобританії

«В межах експортної стратегії ми просто поїхали на виставку, підписали контракт на монтаж стенду в Лондоні. А бухгалтерія сказала – утримати 15% або вимагати від контрагента 100500 документів»

Для українських меблевиків експорт – це вже не виняток, а норма (обсяг експорту меблів HS94 за 2025 в сумі $1,04 млрд тому підтвердження). Заміри на об’єктах у Польщі, монтаж у Німеччині, участь у виставках у Великобританії, дизайн-проєкти для клієнтів у США. Але разом із новими ринками з’являються податкові ризики, які можуть з’їсти маржу швидше, ніж логістика чи рекламації.

Розберемо ключові зони ризику та причини упередженого ставлення бухгалтерії чи відділу валютного контролю банку.

Податок на доходи нерезидента – коли виникає 15%

Базове правило встановлює ст. 141.4 Податкового кодексу України:
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text

Якщо українська компанія виплачує винагороду партнеру закордоном, тобто нерезиденту – може застосовуватися 15% утримання (податок на репатріацію).

Подактовим кодексом визначено, які саме види доходів з походженням з України підпадають під оподаткування 15%, зокрема:

• Зазначені вище доходи має походження з України, в тому числі пов’язаний дохід з діяльністю на території України, виникає він завдяки використанню активів в Україні, надаються послуги в Україні.
• Пасивні доходи: роялті, проценти, дивіденди, фрахт, інжинірингові послуги (визначення – п. 14.1.85 ПКУ), комісійні за посередництво в Україні.
• Послуги, які можуть бути перекваліфіковані під інжинірингові, зокрема при наявності формулювань engineering services, technical consulting, design engineering, project supervision.

Міжнародні Конвенції – як зменшити ставку до нуля

Застосування міжнародних договорів регулює ст. 103 ПКУ:

Для операцій з Великобританією, США, країнами ЄС потрібна довідка про податкове резидентство нерезидента та підтвердження бенефіціарного статусу.

Без цього застосувати знижену ставку не можна.

Перелік документів контрагента нерезидента, щоб уникнути подвійного оподаткування

1. Certificate of Tax Residence

• виданий податковим органом країни нерезидента
• чинний на рік виплати

2. Апостиль / легалізація
   якщо це передбачено міжнародними правилами
3. Нотаріально засвідчений переклад українською
4. Підтвердження бенефіціарного статусу
   лист у довільній формі (за потреби)

Certificate of Tax Residence (обов’язково)

В Британії його видає HM Revenue & Customs (HMRC), в США Internal Revenue Service (IRS), в ЄС – податковий орган конкретної країни.

Країна	Орган, який видає довідку про податкове резидентство	Назва документу
Великобританія	Certificate of Tax Residence / Certificate of Residence	HM Revenue & Customs (HMRC)
США	Form 6166 – Certification of U.S. Tax Residency	Internal Revenue Service (IRS)
Польща	Krajowa Administracja Skarbowa	Certyfikat rezydencji podatkowej
Німеччина	Bundeszentralamt für Steuern	Ansässigkeitsbescheinigungінколи: Bescheinigung EU/EWR
Франція	Direction générale des Finances publiques	Attestation de résidence fiscale(або: Certificat de résidence fiscale)
Італія	Agenzia delle Entrate	Certificato di residenza fiscale
Нідерланди	Belastingdienst	Certificate of Residence(або: Woonplaatsverklaring)

Загальні вимоги до сертифікату податкового резидентства

Документ повинен:

• бути виданий офіційним податковим органом відповідної країни.
• підтверджувати статус резидента для цілей міжнародного договору.
• містити період (податковий рік), за який підтверджується резидентство.
• бути чинним на момент виплати доходу.
• містити повну назву компанії (як у договорі).

Вимоги до форми Certificate of Tax Residence (для застосування Конвенції в Україні, ст. 103 ПКУ)

Вимога	Чи обов’язково?	Практична позиція	Ризик, якщо відсутнє
Оригінал документа	Бажано / рекомендовано	Найбезпечніший варіант – паперовий оригінал або офіційний електронний документ з перевіркою автентичності	Податкова може не прийняти скан під час перевірки
Сканкопія	Допустима тимчасово	Можна використовувати для банку або до отримання оригіналу, якщо документ має QR/verification	Під час податкової перевірки може бути визнано недостатнім
Апостиль	Зазвичай обов’язковий (для країн-учасниць Гаазької конвенції)	Для США, Великобританії та більшості країн ЄС – потрібен апостиль	Документ можуть визнати неналежно легалізованим
Нотаріально засвідчений переклад	Так	Переклад українською + нотаріальне засвідчення перекладу	Податкова не застосує Конвенцію

Важливе уточнення

• Якщо документ виданий в електронній формі з можливістю перевірки (QR-код, офіційний реєстр), практика поступово стає гнучкішою, але формально вимога легалізації не скасована.
• Якщо немає довідки на момент виплати – застосовується загальна ставка, а потім доведеться ініціювати повернення.

Лист про бенефіціарність (рекомендовано)

В довільній формі, де компанія підтверджує, що:

• вона є фактичним отримувачем доходу,
• не є агентом / транзитною структурою,
• самостійно сплачує податок у UK, США чи ЄС.
  

Зверніть увагу, що зберігати документи потрібно не менше 7 років відповідно до ст.44.3.1. Податкового кодексу України.

Інші випадки, коли документи нерезидента можуть вимагати банк або податкова

Банк або фіскальні органи можуть запитувати документи нерезидента з кількох причин, і це не завжди пов’язано з 15% податком.

По-перше, це фінансовий моніторинг (AML/KYC) – перевірка реальності компанії, структури власності та економічного змісту операції. Банк зобов’язаний переконатися, що контрагент не є фіктивною або транзитною структурою.

По-друге, це санкційна перевірка. Банки перевіряють, чи не перебуває компанія або її бенефіціари у санкційних списках, а також чи немає серед власників громадян або компаній з РФ чи Білорусі. У такому випадку можуть запитувати структуру власності, підтвердження податкового статусу або додаткові корпоративні документи.

По-третє, це перевірка податкових ризиків або ризику постійного представництва, якщо характер операції складний або довгостроковий. Тому запит документів часто є елементом комплаєнсу та управління ризиками, а не автоматичним свідченням податкового порушення.

Іноді виникає припущення, що запит документів пов’язаний із трансфертним ціноутворенням (ТЦУ). Насправді ТЦУ застосовується лише до контрольованих операцій – тобто операцій із пов’язаними особами або з нерезидентами з визначених юрисдикцій за умови перевищення порогових показників (ст. 39 ПКУ). Банк не адмініструє ТЦУ, а податкова перевіряє його лише в межах спеціальної процедури. 

Рекомендації експортеру меблів: без зайвої бюрократії

Участь у виставках, забудова стенду, логістика, монтаж меблів у клієнта чи оренда площі за кордоном у більшості випадків не створюють автоматичного ризику 15%, ТЦУ чи податкових донарахувань. Проте важливо діяти системно.

1. Розділяйте правові режими

15% податок, ТЦУ, санкції та банківський фінмоніторинг – це різні механізми. Не варто змішувати їх в одну «зону ризику».

2. Робіть базову перевірку контрагента

Перевірка реєстрації, санкційних списків та реальності діяльності – достатній мінімум для комплаєнсу на основі сканкопій.

3. Правильно формулюйте договори

Чітко вказуйте, що послуги надаються за межами України, і уникайте зайвих термінів типу engineering, якщо це не інжиніринг.

4. Не збирайте документи “про всяк випадок”

Certificate of Tax Residence потрібен лише при застосуванні Конвенції. Для виставкових або логістичних операцій зазвичай достатньо контракту й інвойсу.

Головне для меблевика – не паралізувати бізнес надмірними вимогами підрозділів підприємства один до одного та до контрагентів. Раціональний комплаєнс – це управління реальними ризиками, а не накопичення паперів та 100 кол погодження.

Якщо бажаєте побудувати якісну експортну стратегію та отримати підтримку в її реалізації, напишіть нам.